HilverdaFlorist es líder del mercado en la selección, reproducción y propagación de variedades únicas de flores cortadas y plantas de maceta y jardín. HilverdaKooij, cliente de Agriware, se fusionó con la empresa hermana Florist Holland a principios de 2020. Como resultado, se fundó HilverdaFlorist. Un año después, se implementó Agriware 365 para los nuevos cultivos. Estamos hablando con Erika Olberechts, directora de proyectos de TI de HilverdaFlorist. ¿Por qué eligieron Agriware 365? Y: ¿lograron su objetivo?

¿Cuándo empezaste a usar Agriware?
«La primera implementación comenzó en septiembre de 2018 en HilverdaKooij y se puso en marcha en septiembre de 2019. Luego tuvo lugar la fusión con Florist Holland y la segunda implementación comenzó a mediados de 2020 y se puso en marcha en marzo de 2021. En ambas implementaciones fui la directora del proyecto en HilverdaFlorist», explica Erika Olberechts.

¿Cuál fue el motivo para que, en aquel momento, HilverdaKooij empezara a trabajar con Agriware?
«Seguíamos trabajando con un sistema anticuado, la licencia había caducado y no había más soporte. En aras de la continuidad, era muy necesario comprar un programa «activo». Además de eso, el objetivo es, por supuesto, trabajar de manera cada vez más eficiente y crecer como empresa. Agriware es una extensión creada específicamente para el sector agrícola. El núcleo del software es Microsoft, una base «viva» y, por lo tanto, no estática. Además, Agriware se basa en un software estándar. El marco de Agriware ya está bien centrado en las empresas hortícolas, por lo que se necesitó poca personalización. Mprise Agriware está cerca de los productores y escucha sus necesidades. Por eso se eligió Agriware en ese momento».

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«Muchos conocimientos y experiencias se registraron solo en la cabeza de las personas y algunos empleados habían estado trabajando de cierta manera durante mucho tiempo».

¿Cómo vivió la implementación inicial?
«La primera fase de implementación fue muy difícil porque todo era nuevo», recuerda Erika. «El mayor desafío consistía en lograr que las personas de la organización se unieran. Eso siempre es más difícil de lo que se puede estimar de antemano. Esto también tiene que ver con la versatilidad de la organización, tenemos muchos cultivos diferentes. Muchos conocimientos y experiencias solo quedaban registrados en la cabeza de las personas y algunos empleados habían estado trabajando de cierta manera durante mucho tiempo. Para ellos es un mensaje difícil que las cosas de repente tengan que ser diferentes. La traducción de esta situación a la nueva fue difícil, pero aprendimos mucho de ella».

¿Pudiste aprovechar esa experiencia en la segunda implementación?
«Sí, lo hicimos. Con la segunda implementación, sabíamos muy bien cómo hacerlo y qué evitar. Así que fue mucho más fácil. También ayudó que una parte de la empresa ya estuviera trabajando con el sistema. La fusión se había producido entre las dos implementaciones, por lo que, incluso para las personas que empezaron a trabajar con Agriware con los nuevos cultivos, Agriware no era algo completamente nuevo. La pusimos en marcha justo antes de la temporada alta de gerberas, así que fue emocionante. Pero todo salió muy bien, pudimos entregarlo todo. La prisa fue enorme, pero en general pudimos cultivar y producir muchas más plantas que el año pasado».

«El consultor de Agriware simplemente lo entiende. No solo el sistema, sino también nuestros procesos y producción».

¿Le gusta trabajar con Agriware 365? ¿Le ha dado lo que esperaba?
«Todavía tenemos que trabajar en eso», dice Erika, pensativa. «Agriware puede hacer mucho. Ya estamos notando una mayor eficiencia en varios departamentos, y en otros todavía tenemos que trabajar para lograrlo. Todo lleva tiempo, especialmente si se combina con una fusión. La forma de trabajar de las dos empresas era diferente, por lo que poder trabajar juntas de una manera lleva tiempo».

¿Cuál es la mayor diferencia con la forma en que trabajabas antes?
«El uso de Agriware requiere más registro y los procesos están muy definidos. Esto requiere más tiempo y disciplina en el taller, pero otros departamentos, a su vez, obtienen grandes beneficios de ello. Antes, era al revés. Menos registros, pero más errores. Todavía no existía el sistema de rastreo y rastreo, pero ahora todo debe estar exactamente bien. Los departamentos de transporte y oficina ven muchos beneficios ahora que trabajamos con Agriware 365. La eficiencia del propio vivero todavía tiene que mejorar, pero eso también tiene que ver con el hecho de que todavía estamos ocupados fusionando dos empresas».

¿Cómo vivió la colaboración con el equipo de Agriware?
«Cuando la gerencia me preguntó si me atrevería a hacer una segunda implementación con Mprise, fue un contundente '¡sí!' Por tercera vez, lo haría exactamente de la misma manera y volvería a elegir Agriware», afirma Erika. «Quedamos muy satisfechos con nuestro consultor John Dillon. Simplemente lo entiende. No solo el sistema, sino también nuestros procesos y producción. Además, de antemano pedimos un compañero de entrenamiento. No solo alguien que hace lo que queremos, sino alguien que también tiene el coraje de decir que las cosas se pueden hacer de manera diferente. Alguien que pueda preguntar «por qué»».

«En la segunda fase, nos centramos mucho en los usuarios clave. Fue un buen enfoque. Esto hizo que los empleados fueran mucho más autosuficientes»

La autosuficiencia es importante
El director del proyecto, Richard, también hizo hincapié en esto: la autosuficiencia era importante. Además, vigiló de cerca la planificación. Finalmente, lo pusimos en marcha un mes antes de lo planeado. Lo que más me gusta de Mprise es que no nos dieron pan horneado, sino que nos enseñaron a hacerlo. Hemos aprendido mucho durante todo el proceso. Si algo sale mal, a menudo podemos solucionarlo nosotros mismos». Erika se ríe: «Yo, como directora de proyectos, tampoco soy indispensable en este sentido, lo cual es bueno. ¡Entonces también puedo irme de vacaciones de vez en cuando!»

¿Hay cosas que harías de manera diferente la próxima vez?
«En realidad no, el segundo enfoque fue muy bueno. Como dijo Johan Cruyff: «Si sabes lo que quieren el club, los jugadores y el entrenador, entonces tienes el panorama completo». Hemos optado por una mayor participación de los usuarios clave para tener una comunicación clara entre todos los jugadores. El apoyo fue mucho mejor la segunda vez. Empezó a vivir mucho antes que la primera vez, cuando fue solo después de su puesta en marcha. Es importante realizar más pruebas e involucrar a más personas en la fase de análisis. Cuando pides a las personas que hagan algo además de su trabajo diario, a veces es difícil. No todas las empresas tienen la capacidad de conceder tiempo libre a las personas. Eso sería a expensas del trabajo diario y, a menudo, eso no es posible. Por lo tanto, esto depende en gran medida de la empresa. Sin embargo, hemos descubierto que vale la pena incorporar a más personas al proceso y dedicar tiempo a ello. Creo que otros clientes de Agriware también se beneficiarán de este consejo».

«Lo que me gusta de Mprise es que funcionan en la medida de lo posible con software estándar».

¿Tienes algún otro consejo para Mprise Agriware?
Erika, después de pensar un momento: «Las implementaciones no ocurren con frecuencia en las empresas, es algo único. Hable sobre cuáles pueden ser los riesgos y sobre lo que ha visto en otras empresas. Aproveche esa experiencia práctica. El club, el entrenador y el jugador: pongan todas las miradas en la misma dirección, los clientes pueden sin duda beneficiarse de ello. El taller para usuarios clave impartido por Mprise Academy también nos ha ayudado mucho. Según nuestra experiencia, los empleados que ya conocían el sistema podían sacarle el máximo provecho. De esta manera, se convirtió en una buena combinación de teoría y práctica, y la usaría con más frecuencia».

Mencionaste que en el taller, la eficiencia aún debe mejorar. ¿Cómo imaginas el futuro?
Erika Olberechts: «Sin duda, podremos hacerlo. Agriware ofrece las herramientas para lograrlo, depende de nosotros cómo las usemos. Lo que me gusta de Mprise es que funcionan en la medida de lo posible con software estándar. Esto supone un desafío para cultivos con características muy diferentes, pero vale la pena porque es una solución sostenible. Estoy convencido de que podemos lograr la eficiencia en el taller con Agriware y miramos hacia el futuro con confianza».

El director de proyectos de Mprise Agriware, Richard Arends, recuerda:
«Erika Olberechts desempeñó un papel muy importante en ambos proyectos para lograr el progreso. Especialmente en el segundo proyecto, contribuyó en gran medida a que tanto el equipo de implementación como la organización interna se unieran a la nueva forma de trabajar. En cada implementación de Agriware, esta es una faceta extremadamente importante. Los esfuerzos de Erika Olberechts y de la dirección de HilverdaFlorist han sido cruciales para el éxito de esta implementación».

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