HilverdaFlorist is marktleider in de selectie, veredeling en vermeerdering van unieke soorten in snijbloemen en pot- en tuinplanten. Agriware-klant HilverdaKooij is begin 2020 gefuseerd met zusterbedrijf Florist Holland. Als gevolg hiervan werd HilverdaFlorist opgericht. Een jaar later werd Agriware 365 geïmplementeerd voor de nieuwe gewassen. We zijn in gesprek met Erika Olberechts, IT-projectmanager bij HilverdaFlorist. Waarom hebben ze voor Agriware 365 gekozen? En: hebben ze hun doel bereikt?

Wanneer ben je begonnen met het gebruik van Agriware?
„De eerste implementatie begon in september 2018 bij HilverdaKooij, met de go-live in september 2019. Toen vond de fusie met Florist Holland plaats en startte de tweede implementatie medio 2020 met go-live in maart 2021. In beide implementaties was ik projectmanager bij HilverdaFlorist”, legt Erika Olberechts uit.

Wat was de reden om, destijds HilverdaKooij, met Agriware te gaan werken?
„We werkten nog steeds met een verouderd systeem, de licentie was verlopen en er was geen ondersteuning meer. Omwille van de continuïteit was het zeer noodzakelijk om een 'actief' programma aan te schaffen. Daarnaast is het doel natuurlijk om steeds efficiënter te werken en als bedrijf te groeien. Agriware is een uitbreiding die speciaal is gebouwd voor de landbouwsector. De kern van de software is Microsoft, een 'levende' en dus geen statische basis. Daarnaast is Agriware gebaseerd op standaardsoftware. Het raamwerk van Agriware is al goed gericht op tuinbouwbedrijven, waardoor er weinig maatwerk nodig was. Mprise Agriware staat dicht bij de telers en luistert naar hun behoeften. Daarom werd destijds voor Agriware gekozen.”

‍

„Veel kennis en ervaring werd alleen in het hoofd van mensen vastgelegd en sommige werknemers werkten al heel lang op een bepaalde manier.”

Hoe heb je de eerste implementatie ervaren?
„De eerste implementatiefase was erg moeilijk omdat alles nieuw was”, herinnert Erika zich. „De grootste uitdaging was om de mensen in de organisatie mee te krijgen. Dat is altijd moeilijker dan je vooraf kunt inschatten. Dit heeft ook te maken met de veelzijdigheid van de organisatie, we hebben veel verschillende gewassen. Veel kennis en ervaring werd alleen in de hoofden van mensen vastgelegd en sommige werknemers werkten al heel lang op een bepaalde manier. Het is voor hen een moeilijke boodschap dat het ineens anders moet. De vertaling van deze situatie naar de nieuwe was moeilijk, maar we hebben hier veel van geleerd.”

Heb je die ervaring goed kunnen gebruiken bij de tweede implementatie?
„Ja, dat hebben we gedaan. Bij de tweede implementatie wisten we heel goed hoe we dat moesten aanpakken en wat we moesten vermijden. Dat ging dus veel vlotter. Het hielp ook dat een deel van het bedrijf al met het systeem werkte. De fusie had plaatsgevonden tussen de twee implementaties, dus zelfs voor de mensen die met Agriware begonnen te werken met de nieuwe gewassen, was Agriware niet helemaal nieuw. We zijn vlak voor het hoogseizoen van de gerbera live gegaan, dus dat was spannend. Maar het ging allemaal heel goed, we hebben alles kunnen leveren. De drukte was enorm, maar al met al hebben we veel meer planten kunnen kweken en leveren dan vorig jaar.”

„De Agriware-consultant snapt het gewoon. Niet alleen het systeem, maar ook onze processen en productie.”

Wat vind je van het werken met Agriware 365, heeft het je gebracht waar je op gehoopt had?
„Daar moeten we nog aan werken”, zegt Erika bedachtzaam. „Agriware kan veel. Op een aantal afdelingen merken we al een grotere efficiëntie, en op andere afdelingen moeten we daar nog naartoe werken. Het kost allemaal tijd, zeker in combinatie met een fusie. De manier van werken van de twee bedrijven was anders, dus het kost tijd om op één manier samen te werken.”

Wat is het grootste verschil met de manier waarop je vroeger werkte?
„Het gebruik van Agriware vereist meer registratie en de processen zijn strak gedefinieerd. Dat kost meer tijd en discipline op de werkvloer, maar andere afdelingen hebben er op hun beurt veel baat bij. Vroeger was het andersom. Minder registratie, maar meer fouten. Er was nog geen track & trace, maar nu moet alles precies kloppen. De transport- en kantoorafdelingen zien veel voordelen nu we met Agriware 365 werken. De efficiëntie op de kwekerij zelf moet nog verbeteren, maar dat heeft ook te maken met het feit dat we nog steeds bezig zijn met het samenvoegen van twee bedrijven.”

Hoe heb je de samenwerking met het Agriware-team ervaren?
„Toen het management vroeg of ik het aandurfde om een tweede implementatie met Mprise te doen, was dat een overtuigend 'ja! ' Een derde keer zou ik het op precies dezelfde manier doen en opnieuw voor Agriware kiezen”, zegt Erika. „We waren ontzettend blij met onze consultant John Dillon. Hij snapt het gewoon. Niet alleen het systeem, maar ook onze processen en productie. We hebben vooraf ook echt om een sparringpartner gevraagd. Niet zomaar iemand die doet wat we willen, maar iemand die ook de moed heeft om te zeggen dat het anders kan. Iemand die de 'waarom'-vraag kan stellen.”

„In de tweede fase hadden we veel aandacht voor de belangrijkste gebruikers. Dat was een goede aanpak. Dit maakte de werknemers veel meer zelfredzaam.”

Zelfredzaamheid is belangrijk
Projectmanager Richard benadrukte dit ook: zelfredzaamheid was belangrijk. Daarnaast hield hij de planning nauwlettend in de gaten. We zijn uiteindelijk een maand eerder live gegaan dan gepland. Wat ik erg leuk vind aan Mprise is dat ze ons geen gebakken brood hebben gegeven, maar dat ze ons hebben geleerd hoe je brood moet bakken. We hebben tijdens het hele proces veel geleerd. Als er iets misgaat, kunnen we het vaak zelf oplossen.” Erika lacht: „Ik als projectmanager ben op deze manier ook niet onmisbaar, wat leuk is. Dan kan ik ook af en toe op vakantie!”

Zijn er dingen die je de volgende keer anders zou doen?
„Eigenlijk niet, de tweede aanpak was erg goed. Zoals Johan Cruijff zei: 'Als je weet wat de club, spelers en coach willen, dan heb je het complete plaatje. ' We hebben gekozen voor meer betrokkenheid van de belangrijkste gebruikers om een duidelijke communicatie tussen alle spelers te hebben. De ondersteuning was de tweede keer veel beter. Het begon veel eerder te leven dan de eerste keer, toen het pas na de livegang was. Meer testen, meer mensen betrekken bij de analysefase, dat is belangrijk. Als je mensen vraagt om iets naast hun dagelijkse werk te doen, is dat soms lastig. Niet elk bedrijf heeft de capaciteit om mensen vrij te geven. Dat zou ten koste gaan van de dagelijkse werkzaamheden en dat is vaak niet mogelijk. Dit is dus erg afhankelijk van het bedrijf. Maar we hebben gemerkt dat het loont om meer mensen bij het proces te betrekken en hiervoor de tijd te nemen. Ik denk dat ook andere klanten van Agriware baat zullen hebben bij deze tip.”

„Wat ik leuk vind aan Mprise is dat ze zoveel mogelijk met standaardsoftware werken.”

Heb je nog andere tips voor Mprise Agriware?
Erika, na even nagedacht te hebben: „Implementaties komen niet vaak voor bij bedrijven, het is iets unieks. Bespreek wat de risico's kunnen zijn en wat je bij andere bedrijven hebt gezien. Maak gebruik van die praktijkervaring. De club, coach en speler: alle neuzen dezelfde kant op, de klanten kunnen hier zeker van profiteren. De workshop voor key users, verzorgd door Mprise Academy, heeft ons ook enorm geholpen. Onze ervaring is dat medewerkers die het systeem al kenden, er het maximale uit konden halen. Zo werd het een goede combinatie van theorie en praktijk en ik zou dit vaker gebruiken.”

U zei dat op de werkvloer de efficiëntie nog moet worden verbeterd. Hoe stel jij je de toekomst voor?
Erika Olberechts: „Dat gaan we zeker kunnen. Agriware biedt de tools om dat te bereiken, het is aan ons hoe we ze gebruiken. Wat ik leuk vind aan Mprise is dat ze zoveel mogelijk met standaardsoftware werken. Dat is een uitdaging bij gewassen met heel verschillende eigenschappen, maar het loont omdat het een duurzame oplossing is. Ik ben ervan overtuigd dat we met Agriware efficiëntie op de werkvloer kunnen bereiken en kijk met vertrouwen uit naar de toekomst!”

Projectmanager van Mprise Agriware, Richard Arends, blikt terug:
„Erika Olberechts was in beide projecten een zeer belangrijke 'puller & pusher' om vooruitgang te boeken. Vooral in het tweede project heeft ze er veel aan bijgedragen om zowel het implementatieteam als de interne organisatie mee te krijgen met de nieuwe manier van werken. In elke Agriware-implementatie is dit een uiterst belangrijk facet. De inspanningen van zowel Erika Olberechts als het management van HilverdaFlorist zijn cruciaal geweest voor het succes van deze implementatie.”

‍