HilverdaFlorist est un leader du marché dans la sélection, la sélection et la propagation de variétés uniques de fleurs coupées et de plantes en pot et de jardin. HilverdaKooij, client d'Agriware, a fusionné avec la société sœur Florist Holland début 2020. HilverdaFlorist a donc été fondée. Un an plus tard, Agriware 365 a été mis en œuvre pour les nouvelles cultures. Nous discutons avec Erika Olberechts, chef de projet informatique chez HilverdaFlorist. Pourquoi ont-ils choisi Agriware 365 ? Et : ont-ils atteint leur objectif ?

Quand avez-vous commencé à utiliser Agriware ?
« La première mise en œuvre a débuté en septembre 2018 à HilverdaKooij, et sa mise en service a eu lieu en septembre 2019. Ensuite, la fusion avec Florist Holland a eu lieu et la deuxième mise en œuvre a débuté à la mi-2020 et a été mise en service en mars 2021. Dans les deux implémentations, j'ai été chef de projet chez HilverdaFlorist », explique Erika Olberechts.

Quelle était la raison pour laquelle HilverdaKooij a commencé à travailler avec Agriware à l'époque ?
« Nous travaillions toujours avec un système obsolète, la licence a expiré et il n'y avait plus de support. Dans un souci de continuité, il était indispensable d'acheter un programme « actif ». En dehors de cela, l'objectif est bien sûr de travailler de plus en plus efficacement et de grandir en tant qu'entreprise. Agriware est une extension conçue spécifiquement pour le secteur agricole. Le cœur du logiciel est Microsoft, une base « vivante » et donc non statique. De plus, Agriware est basé sur un logiciel standard. Le cadre d'Agriware est déjà bien axé sur les entreprises horticoles, il n'y avait donc que peu de personnalisation nécessaire. Mprise Agriware est proche des producteurs et écoute leurs besoins. C'est pourquoi Agriware a été choisi à l'époque. »

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« Beaucoup de connaissances et d'expériences étaient enregistrées uniquement dans la tête des gens et certains employés travaillaient d'une certaine manière depuis longtemps. »

Comment avez-vous vécu la mise en œuvre initiale ?
« La première phase de mise en œuvre a été très difficile car tout était nouveau », se souvient Erika. « Le plus grand défi était de faire participer les membres de l'organisation. C'est toujours plus difficile qu'on ne peut l'estimer à l'avance. Cela tient également à la polyvalence de l'organisation, car nous avons de nombreuses cultures différentes. Beaucoup de connaissances et d'expériences n'étaient enregistrées que dans la tête des gens et certains employés travaillaient d'une certaine manière depuis longtemps. C'est un message difficile pour eux que les choses doivent soudainement changer. Il a été difficile de passer de cette situation à la nouvelle, mais nous en avons beaucoup appris. »

Avez-vous pu tirer parti de cette expérience lors de la deuxième mise en œuvre ?
« Oui, nous l'avons fait. Avec la deuxième implémentation, nous savions très bien comment nous y prendre et ce qu'il fallait éviter. Cela s'est donc passé beaucoup plus facilement. Cela a également contribué au fait qu'une partie de l'entreprise travaillait déjà avec le système. La fusion avait eu lieu entre les deux implémentations, donc même pour les personnes qui ont commencé à travailler avec Agriware avec les nouvelles cultures, Agriware n'était pas complètement nouveau. Nous avons été mis en ligne juste avant la haute saison des gerberas, donc c'était passionnant. Mais tout s'est très bien passé, nous avons pu tout livrer. La ruée a été énorme, mais dans l'ensemble, nous avons pu cultiver et livrer beaucoup plus de plantes que l'année dernière. »

« Le consultant d'Agriware a tout simplement compris. Non seulement le système, mais également nos processus et notre production. »

Aimez-vous travailler avec Agriware 365 ? Est-ce que cela vous a apporté ce que vous espériez ?
« Nous devons encore travailler là-dessus », déclare Erika d'un air pensif. « Agriware peut faire beaucoup de choses. Nous constatons déjà une plus grande efficacité dans un certain nombre de départements, et dans d'autres, nous devons encore travailler en ce sens. Tout cela prend du temps, surtout en combinaison avec une fusion. Les méthodes de travail des deux entreprises étant différentes, il faut du temps pour travailler ensemble d'une seule manière. »

Quelle est la plus grande différence par rapport à la façon dont vous travailliez auparavant ?
« L'utilisation d'Agriware nécessite davantage d'enregistrement et les processus sont étroitement définis. Cela demande plus de temps et de discipline dans l'atelier, mais les autres départements, à leur tour, en tirent de grands avantages. Avant, c'était l'inverse. Moins d'inscriptions, mais plus d'erreurs. Il n'y avait pas encore de système Track & Trace, mais maintenant tout doit être parfaitement réglé. Les départements des transports et des bureaux voient de nombreux avantages maintenant que nous travaillons avec Agriware 365. L'efficacité de la pépinière elle-même doit encore être améliorée, mais cela tient également au fait que nous sommes toujours en train de fusionner deux entreprises. »

Comment avez-vous vécu la collaboration avec l'équipe d'Agriware ?
« Lorsque la direction m'a demandé si j'osais faire une deuxième implémentation avec Mprise, j'ai répondu « oui » de manière convaincante ! Une troisième fois, je ferais exactement la même chose et je choisirais à nouveau Agriware », déclare Erika. « Nous avons été extrêmement satisfaits de notre consultant John Dillon. Il comprend tout simplement. Non seulement le système, mais également nos processus et notre production. Nous avions également vraiment demandé un sparring partner au préalable. Pas seulement quelqu'un qui fait ce que nous voulons, mais aussi quelqu'un qui a le courage de dire que les choses peuvent être faites différemment. Quelqu'un qui peut poser la question du « pourquoi ». »

« Au cours de la deuxième phase, nous nous sommes beaucoup concentrés sur les principaux utilisateurs. C'était une bonne approche. Cela a rendu les employés beaucoup plus autonomes. »

L'autonomie est importante
Le chef de projet Richard a également insisté sur ce point : l'autonomie était importante. En outre, il a suivi de près la planification. Nous avons finalement été mis en ligne un mois plus tôt que prévu. Ce que j'aime beaucoup chez Mprise, c'est qu'ils ne nous ont pas donné de pain cuit au four, mais ils nous ont appris à faire du pain. Nous avons beaucoup appris tout au long du processus. Si quelque chose ne va pas, nous pouvons souvent le résoudre nous-mêmes. » Erika rit : « En tant que chef de projet, je ne suis pas non plus indispensable de cette façon, ce qui est bien. Alors je peux aussi partir en vacances de temps en temps ! »

Y a-t-il des choses que vous feriez différemment la prochaine fois ?
« En fait, non, la deuxième approche était très bonne. Comme l'a dit Johan Cruyff : « Si vous savez ce que veulent le club, les joueurs et l'entraîneur, vous avez une vue d'ensemble ». Nous avons fait le choix d'impliquer davantage les principaux utilisateurs afin d'avoir une communication claire entre tous les acteurs. Le support était bien meilleur la deuxième fois. Il a commencé à fonctionner bien plus tôt que la première fois, alors que ce n'était qu'après sa mise en service. Davantage de tests, impliquant plus de personnes dans la phase d'analyse, c'est important. Lorsque vous demandez aux gens de faire quelque chose en plus de leur travail quotidien, c'est parfois difficile. Toutes les entreprises ne sont pas en mesure de donner des congés à leurs employés. Cela se ferait au détriment du travail quotidien, ce qui n'est souvent pas possible. Cela dépend donc beaucoup de l'entreprise. Mais nous avons constaté qu'il est rentable de faire participer davantage de personnes au processus et de prendre le temps nécessaire pour y parvenir. Je pense que d'autres clients d'Agriware bénéficieront également de cette astuce. »

« Ce que j'aime chez Mprise, c'est qu'ils fonctionnent autant que possible avec un logiciel standard. »

Avez-vous d'autres conseils pour Mprise Agriware ?
Erika, après avoir réfléchi un instant : « Les implémentations ne se produisent pas souvent dans les entreprises, c'est quelque chose d'unique. Expliquez quels peuvent être les risques et ce que vous avez constaté dans d'autres entreprises. Tirez parti de cette expérience pratique. Le club, l'entraîneur et le joueur : mettez tous les nez dans la même direction, les clients peuvent certainement en bénéficier. L'atelier pour les utilisateurs clés proposé par Mprise Academy nous a également beaucoup aidés. D'après notre expérience, les employés qui connaissaient déjà le système pourraient en tirer le meilleur parti. De cette façon, c'est devenu une bonne combinaison de théorie et de pratique et je l'utilisais plus souvent. »

Vous avez indiqué qu'en atelier, l'efficacité doit encore être améliorée. Comment envisagez-vous l'avenir ?
Erika Olberechts : « Nous y parviendrons certainement. Agriware propose les outils pour y parvenir, c'est à nous de décider comment nous les utilisons. Ce que j'aime chez Mprise, c'est qu'ils fonctionnent autant que possible avec un logiciel standard. C'est un défi avec des cultures aux caractéristiques très différentes, mais c'est rentable car il s'agit d'une solution durable. Je suis convaincu que nous pouvons gagner en efficacité dans nos ateliers grâce à Agriware et j'envisage l'avenir avec confiance ! »

Richard Arends, chef de projet chez Mprise Agriware, revient sur le sujet :
« Erika Olberechts a joué un rôle très important dans la réalisation de ces deux projets. En particulier dans le cadre du deuxième projet, elle a beaucoup contribué à faire participer l'équipe de mise en œuvre et l'organisation interne à la nouvelle méthode de travail. Dans chaque implémentation d'Agriware, il s'agit d'un aspect extrêmement important. Les efforts d'Erika Olberechts et de la direction de HilverdaFlorist ont été essentiels au succès de cette mise en œuvre. »

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